التقارير المعلوماتية فقط
هذا النوع من التقارير بنيته أسهل وفي الحقيقة ينبغي أن تعلم أنه عندما تكتب تقريراً معلوماتياً تكون قد حصلت على بنية مسبقاً.
ويمكن القول بأن بنية التقارير المعلوماتية الإبلاغية تتألف من النقاط التالية:
1 ـ استعمال الفئات التي نظَّمت المعلومات فيها كأساس لبنية التقرير.
2 ـ ترتيب هذه الفئات حيثما أمكن في تسلسل منطقي.
3 ـ تنظيم المعلومات ضمن كل فئة في تسلسل منطقي.


أسلوب ولغة التقرير

الكتابة بأسلوب واضح
ينبغي الأخذ بعين الاعتبار، أن التقرير يكتب للقارىء وليس للكاتب، ولهذا يجب أن تكيِّف أسلوبك الطبيعي في الكتابة مع ما يلائم القارىء. وهذا قد يتطلب في الكثير من الأحوال القليل من التغيير أو قد لا يتطلب أي تغيير على الإطلاق.
لنفترض على سبيل المثال أنك تكتب تقريراً موجهاً إلى مجلس الإدارة في الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها وإلى أعضاء هذا المجلس وعدده يفوق العشرة مثلاً.

هنا يسمح لك باستعمال لغة بسيطة نوعاً ما وذلك باستعمال ما لا يمكن إستعماله وفقاً للقواعد التقليدية للغة.

إن كان أعضاء مجلس الإدارة من جيل قديم نسبياً فربما يحبذون استعمال اللغة وفق قواعدها التقليدية. فإذا رغبت في موافقتهم على تقريرك عليك الإلتزام بالقواعد التقليدية للغة.

وهذا الأمر لا يفرض عليك أن تبدل أسلوبك في الكتابة كلياً بل تستطيع أن تكتفي فقط بتكييف تقريرك بما يلائم كل عضو في مجلس الإدارة وربما قرّاء آخرين في الشركة أو المؤسسة أو خارجها.

ونماذج القرّاء هم:
ـ الأشخاص الذين هم على معرفة باللغة التقليدية أكثر منك.
ـ الأشخاص الذين يفضلون الأسلوب الحديث في كتابة اللغة.
ـ الأشخاص الذين لا تكون لغة التقرير لغتهم الأم.
ـ الأشخاص الذين لديهم صعوبة في القراءة.

استعمال اللغة العادية:
إذا لم يكن القراء ضمن إحدى الفئات المذكورة سابقاً، يمكنك الإكتفاء باستعمال اللغة العادية والأسلوب السهل. وهذا لا يعني إستعمال اللغة العامية بل يعني على سبيل المثال: إستعمال كلمة البنات بدل كلمة الإناث.
وكذلك اختصار بعض الكلمات أو جمعها معاً (بما يعرف بالترخيم أو حذف بعض الحروف لأنه يسهل القراءة خاصة إذا كان يتوافق مع الكلام العادي.

استعمال لغة فصيحة والبعد عن التكلف والألفاظ الغريبة/

من المهم استعمال الكلمة الصحيحة للتعبير عما تريد إيصاله للناس، وإن لم تفعل ذلك فإن بعض القرَّاء سيعرفون أنك جانبت الصواب.

إذا أردت التأكد من أنك استعملت الكلمة الصحيحة، فعليك بكل بساطة الرجوع إلى قواميس اللغة؛ فإن ذلك سيجنبك الوقوع في الخطأ.

ـ ضبط الكلمة/
إن قراءة الكلمة بشكل خاطىء يعطي انطباعاً سيئاً عن القارىء، ولذلك يجب ضبط الكلمات وتشكيلها لا سيما الألفاظ الغريبة، وينصح بالرجوع إلى كتاب «مختار الصحاح» للرازي أو «لسان العرب» لإبن منظور لضبط المفردات الغريبة.

ـ التقسيم الصحيح للجمل والعبارات/
إن تقسيم الجمل بشكل صحيح يساعد القارىء على فهم الموضوع بشكل أفضل.
فإن عدم استعمال علامات الترقيم يؤدي إلى إدخال المعلومات بعضها ببعض مما يؤدي بالتالي إلى إضعاف التقرير.

ومن علامات الترقيم:

ـ الفاصلة: ( ، )
وتستعمل عند إنتهاء الجملة واكتمال معناها ويكون ما بعدها مرتبطاً بها من حيث المعنى.

ـ الفاصلة المنقوطة أو القاطعة: ( : / )
وتستعمل لإيقاف الجمل التي تتضمن الكثير من الفواصل.

ـ النقطة: ( . )
وتستعمل عند انتهاء الجملة وابتداء جملة أخرى مستقلة المعنى.

ـ الإختصار:
قد يعني اختصار بعض الكلمات في التقرير أن القارىء قد لا يهتم بقراءة الكلمة بأكملها، وهذا لا ينطبق على معظم القرَّاء. لذلك لا تستعمل هذا الأسلوب إلا في حالات خاصة مثل إختصار الأسماء والألقاب والعناوين الطويلة.

بعض الأمور اللغوية التي يجب مراعاتها:
ـ لا تبدأ الجملة بـ«و»، أو «أو»، أو «لكن».
ـ لا تختم الجملة بأحد حروف الجر.

وضع اللمسات النهائية للتقرير/

بعد إن قمنا بوضع كل التحضيرات الخاصة بالتقرير وتفاصيل بنيته وكتابته باستعمال لغة سليمة، الآن نصل إلى اللمسات النهائية للتقرير .

1- تصميم التقرير.
2 ـ ملاحقة التقرير.
3 ـ استعمال الخرائط والرسوم البيانية.
4 ـ الإضافات.

كتابة خاتمة التقرير/

إن آخر ما يكتب في التقرير خلاصة أو خاتمة التقرير، قد يفكر البعض بكتابة هذه الخلاصة في البداية خاصة أن هذه الخلاصة سيتم وضعها في بداية التقرير أو الصفحات الأولى منه، لكن في الحقيقة من الأسهل كتابة الخلاصة بعد الإنتهاء من كل شيء، لأنك عندها وتحديداً ستعرف ما يجب تلخيصه.

وباستثناء الحالات التي يكون فيها تقريرك قصيراً جداً، ينبغي أن يتضمن كل تقرير خلاصة توضع في الصفحات الأولى منه وهذه الخلاصة مفيدة لصنفين من الأشخاص/
ـ الأشخاص الذين ليس لديهم وقت لقراءة التقرير بأكمله.
ـ الأشخاص الذين قرأوا التقرير بأكمله ولكن يريدون تذكر أهم النقاط فيه دون الإضطرار إلى قراءته ثانية.

وهكذا فإن الخلاصة ينبغي أن تذكر كل ما يذكره التقرير ولكن مختصراً.
عندما يأتي الأمر إلى تصميم الخلاصة، أو تحديد بنيتها، يجب أن تتبع التصميم ذاته والبينة ذاتها كما في التقرير مع إعادة تحديد هدف التقرير والغاية منه. ثم تلخيص مناهج أو أساليب الدراسة التي حصلت من أجل وضع التقرير وأخيراً عرض النتائج والإستنتاجات. لا يجب أن تزيد خلاصة التقرير عن صفحة واحدة حتى أنها لا يجب أن تزيد عن فقرتين إذا كان التقرير موجزاً وعبارة عن أربع أو خمس صفحات.



يتبع ـــــــــــــــــــــــــــــ